Tecnologiando: Gestión para la Transformación Digital

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Tecnologiando: ¿Cómo hacer una gestión eficiente para hacer una transformación digital?

Santiago: Muy buenas tardes a todos bienvenidos de vuelta a Tecnologiando, revelando la magia de la tecnología en los negocios. Hoy en Tecnologiando hablaremos sobre cómo hacer una gestión eficiente para hacer una Transformación Digital Exitosa.

Hoy tenemos una invitada muy especial, muy querida. Para platicar de gestión eficiente en temas de pandemia, cosas tan complicadas como gestión de Inteligencia Artificial y Automatización.

Les presento a Arlen González es PMO de AXA, ha trabajado el Project Management en México. Ha pasado desde Project Manager hasta ser Scrum Master.

¡Bienvenida, muchísimas gracias por estar aquí! La va a entrevistar, nada más y nada menos que Karla nuestra Project Manager. Por favor recuerden poner los comentarios, sean los primeros para que lleguen sus preguntas. Adelante, bienvenidas las dos.

Arlen: ¡Muchas gracias Santiago!

Karla: Listo. ¿Cómo estás Arlen?

Arlen: ¡Karla! Muy bien, gracias.

Karla: Justo ahorita platicábamos que no nos veíamos desde hace un rato, desde que teníamos un proyecto por ahí en común. Un proyecto donde tuvimos la oportunidad de trabajar, yo creo que tiene como un año.

Arlen: Hace poquito más de un año.

Karla: Y bueno, un año en el que realmente han pasado muchísimas cosas, ¿no crees? Ósea una pandemia que ha afectado y ha beneficiado a muchas industrias. Es en este punto donde creo que la tecnología se ha convertido en el protagonista de la pandemia en cuanto a empresas. Sabemos que tú tienes un expertise muy grande en este en este punto. ¿De acuerdo a tu opinión, cómo consideras que se ha transformado la gestión de proyectos ante las circunstancias que estamos viviendo ahora? ¿Y cuentas con algún método de organización 100% digital para organizar un proyecto a distancia como se requiere en estos momentos?

Arlen: Si te platico. Definitivamente la pandemia vino a cambiar rápidamente muchos aspectos, el tema de proyectos no fue la excepción. Principalmente, en Axa Partners mis aliados como herramientas tecnológicas son la Suite de Microsoft. Estos cumplen con los estándares y las características de seguridad que tenemos en grupo AXA.

Principalmente me apoyo mucho con la herramienta de Planner. Microsoft Teams es una herramienta relativamente nueva, con funcionalidades que han ayudado mucho a trabajar en grupos colaborativamente a distancia; SharePoint, también para todo el tema de documentación compartirte, lo que requiere un proyecto, definiciones, etcétera. Para el área de sistemas, Azure, también nos ha ayudado mucho para ir gestionando todo este tipo de proyectos.

Esas son las herramientas que son mis aliados dentro de AXA Partners. Bueno en el mercado podemos encontrar también muy buenas herramientas y una de mis favoritas es Trello. Es un Tablero Kanban con el que podemos tener esta fotografía completa de nuestro día a día, equipos, actividades, y asignación de tareas.

De igual manera en Planner, que es como un primo hermano de Trello, porque están basados en la metodología del Tablero Kanban. Del mercado Jira, es una herramienta bastante útil, para el tema de desarrollo de proyectos relacionados con el área de tecnología y de desarrollo. Slack para el tema de comunicación, es una herramienta muy ágil que se puede utilizar en cualquier dispositivo. Asana es otra herramienta, por mencionar algunas. Son las que hoy en día están ayudando a que podamos colaborar a distancia con nuestros equipos.

Karla: Claro. Yo creo que es importante que todos o la mayoría de las personas que trabajamos en empresa privada. O ya sea gobierno, desconozco si usan este tipo de herramientas en gobierno; pero en empresas privadas sabemos todo el mundo usa este tipo de herramientas muy importantes.

Ahora, la metodología que tú implementas en los proyectos que tienes con AXA. Porque sé que tú tienes mucho conocimiento con Scrum. Estás certificada, tienes tus diplomas, tuviste más de diez años de experiencia en una empresa que contaba con esta metodología. ¿Es la misma que usas en Axa, o qué tipo de metodología usas?

Arlen: Esta pregunta lo voy a alinear un poquito más a la anterior, que me comentabas. ¿Cómo ha cambiado esta transformación digital toda la gestión?

Sin embargo para tener una transformación digital exitosa tenemos que pensar en tres principales motores. Uno es la gente, que es un punto muy importante. El otro es la cultura que tenemos organizacionalmente. El tercero es la tecnología.

Con estos tres motores, la pandemia nos ha obligado a irnos de home office, todos tienen su laptop, usamos zoom. Todos podemos trabajar desde casa. ¿Qué sigue después de eso? ¿Cómo sabemos que tenemos una implementación digital exitosa? Y poder estar llevando a cabo nuestra gestión del día a día, ya sea de proyectos o actividades comerciales.

Lo que tenemos y que yo recomiendo que debemos hacer, una vez que ya estamos todos de home office. Pues primero debemos de estandarizar todos estos cambios, medirlos, controlarlos y después innovarlos. Estas son prácticas de modelos maduración de gestión de proyectos, de mejora continua, que también nos pueden ayudar a medir esta transformación digital. Que es algo nuevo en las organizaciones.

Una vez que analizamos, medimos y controlamos podemos innovar. También podemos ver el nivel de adopción y de madurez de transformación digital que estamos teniendo dentro de nuestra organización.

¿Qué metodología es la que uso? En lo particular no estoy casada con alguna metodología. Me gusta usar metodologías basándome principalmente, en la gente, en su cultura y en la tecnología. Que se vaya adaptando a estos procesos, para ir modificando de una forma evolutiva. Esto quiere decir, no voy a llegar yo como la nueva PMO y ahora todos vamos a ser SCRUM, ¡no! Tenemos que ir haciendo este cambio, de manera gradual y evolutiva.

Porque siempre hay resistencia al cambio. Siempre nos vamos a encontrar con personas, procesos o barreras que van a representar una resistencia al cambio. A mí en particular, me gusta tener metodologías híbridas, que estén alineadas al PMO y utilizan el método Kanban también. Safe que es un marco de trabajo muy completo, nos ayuda a conectar el negocio, con la PMO, con operaciones y con desarrollo. Por todas las características que este marco de trabajo nos marca en toda la cadena de la organización; desde la alta dirección que son los Business Owners, Product Owners, Scrum Master y los equipos de desarrollo. No estoy casada con alguna metodología. Más bien es tomar las mejores prácticas para empezarlas a implementar, capacitar y crear una cultura de gestión de proyectos.

Karla: Si yo creo que es super importante eso. Más cuando son empresas que nos dedicamos a la atención a clientes, es muy importante pues tener una metodología que justo vaya con los clientes, ¿ no? no vas a llegar a imponer lo que lo que tú conoces o de igual manera, una cierta metodología, estoy completamente de acuerdo con eso, pero y en este punto de transición que tuviste con Axa, ¿A ti te te costó trabajo? ¿Cómo fue tu experiencia en esta transición de cambio de empresas, que trabajan con diferentes metodologías? ¿Tu te sentiste algún cambio? o ¿te impactó de alguna manera en este punto?

Arlen: Pues afortunadamente llegue con el campo abierto, hoy, sí había algunas nociones de la gestión de proyectos, había una PMO de TI, principalmente, una Proyect Manager, pero no había un área de gestión de proyectos, como la oficina de proyectos o PMO, entonces he tenido la fortuna de poder llegar a analizar y a implementar este es mejores prácticas que nos ayuden a crear una cultura de agilidad Axa.

Karla: Entonces tú considerarías, bueno habló con Arlen, Project Manager, que tienes experiencia desde hace diez años, bueno nosotros estamos implementando, pues la metodología SCRUM y la verdad es que nos ha funcionado super bien, los clientes les ha gustado mucho esta metodología y este sistema ágil para trabajar, sin embargo pues con tu experiencia a mi sí me surge como una duda, un promotor en las capacitaciones que tuvimos nos dijo que el concepto proyect manager es como la oscuridad y SCRUM es la luz. ¿Tu crees que los dos conceptos de alguna manera se interponen? ¿Consideras que este concepto se tiene que eliminar al implementar una metodología SCRUM?

Arlen: Pues mira no creo que se tenga que que eliminar, más bien, el rol de project manager siempre se ha percibido como la persona capataz o el látigo detrás de nosotros para que las cosas sucedan, también se le conoce como el responsable del éxito o del fracaso del proyecto precisamente por el rol y todo lo que implica los cuarenta y nueve procesos que nos marca el PMI y de esos cinco áreas, de cinco áreas y sus diez áreas de conocimiento, es muy estricto documentación extensiva les exigimos a los stakeholder que nos cumplan en tiempo y forma de acuerdo a un gantt un plan de trabajo y si no lo cumples pues ahí estamos, de látigo como PM, por eso creo que el tema que ser PM es como la oscuridad ¿no? son el látigo.

Cuando lo vez de un punto de vista es SCRUM esta metodología se convierte a una responsabilidad compartida, en donde el ambiente es más colaborativo, te enfocas más en las personas, ya todos tenemos en conjunto la responsabilidad del éxito del fracaso del proyecto se asignan actividades, trabaja con metas definidas, por los periodos de tiempo que son sus sprints y bueno teniendo como base los valores ágiles, que son individuos y interacciones sobre procesos y herramientas, también software funciona sobre documentación extensiva, la colaboración con cliente antes que alinearse a un contrato, ¿no? y pues la respuesta de cambio a seguir un plan, todas estas prácticas, crean un ambiente de responsabilidad compartida, como ya mencioné, y bueno creo que es un ambiente mucho más amigable para la gestión de proyectos, creo que por eso mencionan esta comparación de ser PM es la oscuridad y SCRUM la luz.

En cuanto a que el rol desaparezca, ¡no! Creo que ser project manager es la base para una buena gestión de proyectos. Por qué entiendes todo el concepto, por todos los procesos que conllevan, desde que se inició en la planeación, ejecución control y cierre, analizar los costos, hacer todo ese plan de negocio que en SCRUM ya llega digerido desde un Business Owner, entonces son las bases el PMI, digo yo recomendado a ustedes que están empezando también en este tema. Traten de sí estudiar o aprender todo lo que el PMI nos manda. Si es algo pesado, es documentación extensiva, muchos volúmenes, el libro del PMI que es bastante grueso, sin embargo el rol del PM no debe de desaparecer, más bien debe de transformarse, de un líder controlador, a un líder servicial, y es lo que buscamos como el SCRUM master.

Karla: Correcto, de acuerdo con esta parte, y un poquito Arlen, regresando al tema de tu expertise y la experiencia que estás teniendo, ya vas a cumplir un año en la empresa, y con una trayectoria de Project Management de años. ¿Qué diferencias has encontrado entre gestionar proyectos de inteligencia artificial y automatización de procesos y proyectos de tecnología como un desarrollo digital de ecommerce por ejemplo?

Arlen: Definitivamente para temas de implementación de automatizaciones, ya sea de chatbots, rpa, tienes que hacer a tus mejores amigos a los usuarios finales, en este caso que son los del cat, los de operaciones y tener en tu equipo, que afortunadamente tengo un muy buen equipo en AXA, es gente muy talentosa, con una alta capacidad de análisis, no todos los perfiles que tengo son de TI, tengo de administración industrial, ingeniería industrial y si de desarrollo y tecnología, entonces creo que eso ayuda mucho en específico en el tema de automatizaciones, tengo una célula de tres personas asignadas, con otra célula regional, en donde hoy están analizando los procesos de punta a punta, o sea, desde como lo hace comercial, hasta cómo se cierra un servicio.

Nos encontramos hoy en esa fase de análisis para que puedan identificar donde se puede implementar ya sea automatizaciones con chatbots, con rpas, pero si es un flujo de análisis, con business case para medir también las eficiencias, no nada más en el business analyst o el SCRUM master está participando en eso, hay un equipo bastante robusto, desde MIS o Business I que son los encargados de todos los números, los de operaciones, finanzas, entonces si es un proyecto bastante duro de inicio por el análisis que implica, para que podamos demostrar, haber necesitemos invertir, y aquí está la cotización de cuánto nos involucra tener un rpa en este proceso y estas son las eficiencias internas y la eficiencia para el customer journey.

En este punto ahí nos encontramos, en el tema de un proyecto como de ecommerce, ahí cambia totalmente el desarrollo porque nos gusta mucho trabajar con design thinking con el área de negocio, con el área comercial, para ir diseñando el journey del producto y todos los mock ups de cómo se vería el front de la plataforma, el desarrollo,considerar todas estas funcionalidades, servidores, en tiempos de desarrollo, y entonces sí, son proyectos bastante diferentes, aunque si, hoy en día es es lo que está más en la actualidad el tema de ecommerce y automatizaciones.

Karla: Yo creo que méxico tiene una oportunidad enorme en el tema de automatización y chatbots, y todo lo que hacemos, yo creo que es algo que este año las personas lo van a conocer aún más y con el tiempo más, y hablando un poquito de AXA, ¿cuál consideras que es el reto más grande que tiene una empresa del tamaño de AXA para realizar una transformación digital exitosa?

Arlen: El principal reto, es bueno, principalmente al momento de adoptar una nueva tecnología, los requerimientos de seguridad son muy estrictos y son mandatorios desde grupo Axa, desde Europa, entonces, los proveedores deben de pasar por una serie de assessment, compartir bastante documentación, para que valide que la información que nosotros manejamos, al ser temas de salud y bienestar y por lo delicado que puede ser en muchos casos, corre por los canales adecuados y que nos garanticen que esta en una plataforma segura, es el es el principal reto que a veces nos ha impedido tener ese transformación digital, correctamente, en cuanto a implementaciones de tecnología.

Karla: Correcto, si yo creo que es un reto, sin embargo, justo estas circunstancias creo que han apoyado para que esta transformación de alguna manera se acelere, ¿no? Esto ha dado pie a que haya menos burocracia por la necesidad, y pues que las mismas empresas por más globales que sean lo pongan en prioridad ¿no? En este punto, hablando más de Arlen, ¿cuál consideras que fue el fracaso que más te ha enseñado para el puesto que desempeñas hoy en día en Axa?

Arlen: Más que fracasó lo veo como una área de oportunidad general, el poder enseñarle al negocio que es un mínimo producto viable para una buena planeación de un proyecto porque hoy me he topado con proyectos que tienen, medio año, año y medio, casi dos años, en curso, y hoy no se han podido implementar, porque están esperando, te lo pongo como un ejemplo, ¿no? Yo sí quiero, por ejemplo un producto para trasladarme, entonces, me pueden decir ¿que quieres? ¿una avalancha? ¿ una scooter? ¿una bicicleta?

Yo quiero, una bicicleta, creo que por ahora, está bien, me hacen mi producto mínimo viable, que es la bicicleta, pero en el inter, yo digo, pero viene época de lluvias, entonces la bicicleta tiene que tener un techo, entonces, tienes una siguiente iteración, iteración para ir mejorando el producto, pero ya tengo mi bici para moverme antes de las lluvias, cuando pasen las lluvias, viene el invierno, oye no, ya necesito un volkswagen, ¿no? un bochito, ya tengo ese bochito, pero al final, sabemos que el usuario siempre va a querer llegar a tener un ferrari.

Pero ya le estuvimos entregando valor de un producto al usuario, para que lo pueda estar utilizando e irlo mejorando con cada evolución que vamos teniendo del producto, creo que eso es una una gran oportunidad, no sólo AXA, si no en general, en mi experiencia, el hacer entender al negocio y a operaciones a las áreas de calidad, que se les puede entregar un producto mini viable, con las funcionalidades mínimas, para que puedan poner en marcha el producto o servicio.

Karla: Correcto, si yo creo que es muy importante justo, muchas veces cuando se implementan conceptos nuevos, más cuando son empresas grandes, es el reto, ¿no? Poder implementar, esto que salió, es es muy bueno, lo podemos aplicar, y pues nos podría servir. Y como la burocracia es bastante grande, yo creo que es es es parte del tema.Bueno, ahora si, mas profundizando, y queriendo saber más de tu expertise, ¿qué consejo le podrías dar una persona que apenas está empezando en este tema del project management? Porque entendemos que no es algo que dices: ay voy a estudiar project manager en la universidad, hay universidades que igual y si te lo ofrecen, pero la mayoría es más general, y ya te especializas en project manager. ¿Qué consejo podrías dar?

Arlen: Pues bien, sí existen varios métodos, o programas entre diferentes instituciones, digo hay, como carrera como tal creo, que apenas está saliendo algunas, pero si quieres empezar a conocer que es el project management, has un diplomado, un diplomado de ocho, o nueve meses, un año, ve lo que implica, y de ahi ya te empiezas especializar, en agilidad, en safe, en adoptar KANBAN, sumarle más accesorios, como design thinking, entonces como safe, que es un un marco de trabajo muy completo, pero la base está alineada al PMI, eso es lo más pesado.

Karla: ¿Entonces tú, si consideras que quiere ser project manager si tiene como que mínimo tener una especialidad? ¿O una maestría o algo no?

Arlen: Si, de hecho, la carrera pueden ser cualquiera, puedes empezar a conocerlo antes de meterte un posgrado, que ya estamos hablando de dos años, a un diplomado, para que veas si te gusta, si se te hace pesado, pues la verdad el tema de proyectos, es algo muy diverso en cuanto actividades, es algo padre, nunca se te va a ser monótono, aunque tienen estos días, tus sesiones pues siempre son diferentes, nunca es repetitivo y te reta a ti a siempre estar en constante actualización, e ir más allá.

Karla: Si, yo creo que ser project manager, te da básicamente muchas cosas, administración, organización, saber comunicarte con tus stakeholders, todo es un paquete bastante completo que las personas tienen que pensar antes de meterse en este camino ¿no?

Arlen: Exacto

Preguntas y Respuestas:

Karla: Bueno no sé esté tenemos yo creo que una un momentito para algunas preguntas por aquí tenemos una de Ana Nápoles, que te quiero preguntar ¿Cómo superar la resistencia al cambio de tus colaboradores?

Arlen: Ese es el principal reto como project manager, desde la PMO, cuando estás haciendo una implementación de cero en una empresa, obviamente la gente está acostumbrada a hacer las cosas de una forma, y cuando te llegas a cambiarlo tienes que tener un buen sponsor, ya sea tu director general o los mismo directores de área.

Lo recomendable es igualmente empezar con una sensibilización de alto nivel, que ellos entienda cómo vamos a estar trabajando para que así vayamos basando todo el conocimiento y encontremos menor resistencia.

Si logramos comunicar bien, a la alta dirección cuáles son los beneficios de adoptar una metodología ágil, todo empieza a funcionar correctamente, digo si nos vemos ir tropezando con las personas, a lo mejor de operaciones, te va a decir, es que yo siempre lo he hecho así, pero ahora te va a implicar conectarte todos los días quince minutos para que nos ayudes a ir definiendo y saturando las actividades que tenemos, igual a comercial oye pero como me tengo que conectar quince minutos, ¿no? principalmente sienten que les va a demandar mucho más trabajo, pero la agilidad precisamente es eso, que todos tengamos la comunicación, con estas opciones ya sean dailys, checkpoints cada tercer día, para ver cómo vamos avanzando.

No es lo mismo entregar un reporte en power point con un porcentaje de avance que no nos dice mucho, a que día a día vamos diciendo oye hoy avanzamos con la integración de los servidores, tenemos como estos apoyó porque infraestructura no nos ha contestado, entonces ahí se van dando cuenta cómo va avanzando el equipo, la resistencia se va debilitando conforme van viendo los avances, y es difícil al inicio, pero vuelvo a comentar que después te lo agradecen, porque les ayudas a hacer su día a día, más ágil y más ordenado.

Karla: Si correcto, ya que empiezan a ver los resultados dicen no pues esto sí está funcionando, si me interesa, donde me apunto.

Arlen: Exacto y ellos se vuelven sus promotores.

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