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Qué es OCR y por qué es ideal para tu empresa

El reconocimiento óptico de caracteres (ROC / OCR), reconocimiento de caracteres u optical character recognition (OCR) es un proceso de digitalización mediante el cual es posible identificar textos de manera automática a partir de imágenes, símbolos o caracteres para almacenarlos como datos. En pocas palabras: el OCR convierte las imágenes en textos para la digitalización de la información.  

Convierte tus imágenes en texto real

Con el uso del software de OCR, los usuarios pueden “extraer” los textos capturados en las imágenes, documentos escaneados o impresos en papel, archivos en formato PDF o fotografías, e ingresarlos en la computadora sin que sea necesario reescribirlos de forma manual, por lo que estos documentos se convierten en archivos informáticos editables que se guardan con un formato legible en los programas de edición de texto. 

Además del reconocimiento de caracteres de forma individual, el software de OCR también puede reconocer el formato y estilo del texto, así como los símbolos gráficos o glifos de cada idioma, también llamados glifos, como acentos, signos de puntuación y caracteres especiales. 

El uso de esta tecnología representa muchas ventajas, tales como la capacidad de organizar y almacenar un gran volumen de datos, al poder transformar los documentos físicos en versiones digitales (en formatos GIF, JPG, PNG, TIFF o PDF) que son editables y se pueden buscar fácilmente.  

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Beneficios de usar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) 

A través de la tecnología del OCR, puedes extraer la información de documentos impresos como certificados, órdenes de compra, contratos, vales, informes, facturas, registros de activos y muchos más. Además evitas gastos innecesarios y reduces el uso de papel en tu compañía, lo que representa un gran paso para el cuidado del medio ambiente. 

La reducción de espacio físico para el almacenamiento de la documentación es una de las principales ventajas de utilizar el software de OCR, ya que las empresas pueden almacenarlos en la nube y localizarlos fácilmente, lo que resulta muy funcional en los casos en que estos documentos deben ser preservados por ley, pues de esta manera se puede cumplir con la normativa de custodia sin tener que utilizar un lugar de almacenamiento que sea muy amplio o que resulte demasiado costoso para la empresa. 

Además, con el reconocimiento óptico de caracteres, la búsqueda de documentos es mucho más fácil, ya que es posible localizarlos utilizando palabras clave, e incluso pueden hacerse modificaciones en los archivos gracias a la digitalización con la tecnología OCR, por lo que cada vez son más las empresas e instancias gubernamentales que han decidido incorporarla para mejorar y facilitar sus procesos.  

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¡Ahorra tiempo con la tecnología OCR! 

Automatizar los procesos mediante el uso de la tecnología OCR ayuda a ahorrar tiempo e incrementar la productividad en las empresas. Utilizar esta herramienta de reconocimiento óptico de caracteres permite a los usuarios capturar los textos hasta 40 veces más rápido que con la reescritura manual, ya que existen softwares capaces de reconocer hasta 1600 caracteres por segundo. Con ello, los trabajadores que realizan la captura de textos en bases de datos ahorrarán mucho tiempo y podrán enfocarse a otras tareas con mayor eficiencia.  

Al ser una herramienta práctica para la digitalización masiva de documentos como nóminas, pólizas, presupuestos, justificantes bancarios, entre otros, estos pueden ser fácilmente catalogados de manera automática con base en los metadatos obtenidos para archivarlos en formato digital, lo que representa una importante reducción de costos para las compañías.  

Con el uso de la tecnología OCR en tu empresa podrás convertir tus documentos e imágenes de texto impresos en datos que se pueden localizar fácilmente con el uso de palabras clave, además de evitar errores y agilizar los procesos de la empresa para compartir archivos o datos de manera interna. 

También ayuda reducir los riesgos de pérdida de información importante o el extravío de archivos, por lo que las empresas ahorran mucho tiempo de búsqueda al contar con la seguridad de que sus datos están almacenados correctamente y de forma segura. 

¿Cómo funciona el OCR? 

La tecnología OCR logra extraer la información de cualquier documento impreso que pueda escanearse o al que se le tome una fotografía con buena resolución (con un teléfono celular o una cámara digital, por ejemplo) para ingresarlo a una computadora donde lo pueda reconocer el software.  

Una vez que la imagen está en la computadora donde se ha instalado el OCR, este analiza los caracteres que contienen los documentos y reconoce sus características específicas para compararlos con las fuentes que tiene almacenadas en una base de datos.  

Ojo: es muy importante que los textos de los archivos escaneados o en imagen puedan verse claramente y que tenga buena resolución, ya que si tienen partes oscuras o sombras se dificulta el reconocimiento del sistema, por lo que es preciso evitar aquellas con tonos grises. Además, el texto deberá estar alineado en posición horizontal y se debe revisar el brillo y el contraste de las imágenes.  

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