Hoy en día casi todas las empresas tienen dentro de su operación procesos que suelen ser repetitivos y mecánicos. Una gran parte del trabajo humano se asigna a esas tareas, por lo que la asignación de esfuerzo no es del todo eficiente. El objetivo principal de una empresa sea cual sea su giro es maximizar sus beneficios. ¿En qué sentido ayuda la automatización a lograr esta tarea? ¿Cómo aprovechar la automatización en mi empresa?
Cada vez es más frecuente escuchar el término “automatización” en el ambiente laboral. La razón es sencilla: al automatizar procesos los trabajadores pueden asignar su esfuerzo a aumentar la eficiencia. Cuando hablamos de procesos, abarcamos un extenso conjunto de actividades, desde limpieza, estructuración y actualización de bases de datos, creación de registros de actividades o incidencias hasta atención a clientes.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
Actualmente es posible automatizar muchos procesos, entre los cuales enlistamos los siguientes:
- Creación de registro: Dentro de los procesos de una empresa es necesario tener el registro de incidencias y de actividades. La creación manual de dichos registros implica costos en tiempo humano. Una opción que muchas empresas han tomado es implementar sistemas que generen los registros de forma automática aumentando drásticamente la eficiencia.
- Cambios de registro: Como parte de ciertas actividades se lleva registro del status por medio de plataformas de monitoreo. Es posible automatizar el status de los registros ahorrando tiempo a los trabajadores.
- Envío de documentos: Se puede esquematizar el horario de envío de documentos periódicos, delegando esta tarea a un sistema automático.
- Designación a personas: Dentro de los sistemas de registros es posible que al generarse un registro éste sea asignado en automático a algún trabajador que le corresponda la gestión.
¿Puedo automatizar procesos en mi empresa?
Si bien la pregunta puede parecer muy general, el método que proponemos atiende a cada caso en específico. La mejor forma de atender esto es dando un vistazo a nuestras actividades recurrentes. Al realizarlas continuamente ¿el procedimiento se mantiene similar en cada ocasión? ¿Consideras que el tiempo de realizar esas actividades podría estarse asignando a algunas más prioritarias? Si es así, muy probablemente es automatizable.
Un poco más en específico, nos damos cuenta de que alguna actividad debe automatizarse si:
- Los procedimientos no siguen una misma línea, no están estandarizados.
- El error humano es recurrente y evitable.
- Es complicado medir la eficiencia en su realización.
Beneficios de automatizar
Hemos visto que los usos de la automatización son muy amplios. Con apoyo de un equipo de expertos, puedes valorar tus procesos encontrando la mejor forma de implementar esta tecnología. Con ello se logra la disminución de tiempos y costos innecesarios, al tiempo que aumentan los beneficios derivado de la ganancia en eficiencia de procesos. El resultado es un aumento definitivo en los beneficios de la empresa.
Estandarización de procesos y capacidad de medición de los mismos. Al delegar la realización de estas actividades a un sistema automatizado, obtenemos la certeza de que estas siempre serán realizadas de la misma forma. Habrá consistencia en nuestros procesos. De igual forma, al ser realizados por una computadora, los datos generados en esta actividad quedarán almacenados para poder ser analizados ganando insights que manualmente no tendríamos a la disposición.
Una ventaja única capaz de llevar al siguiente nivel tu operación es la de integrar las múltiples herramientas usadas para diferentes actividades. Con esta implementación muchas empresas han conseguido tener un ecosistema completo de herramientas que en funcionamiento se traduce en una reducción extrema de costos y tiempo. Igualmente, con esta integración completa se tiene un monitoreo mucho más completo de lo que sucede a todo nivel de detalle.
Siguiente paso
Dedícate a lo importante y automatiza el resto, el futuro de tu empresa comienza dedicando tu tiempo y recursos a actividades productivas delegando a la tecnología las tareas repetitivas. Agenda sin costo una cita con Xira, nosotros te podremos asesorar con nuestro equipo de expertos analizando las necesidades puntuales y ofreciéndote soluciones oportunas y eficientes.
